Rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

1. TIETOSUOJASELOSTEEN NIMI

VaVi ry:n jäsen-, tiedotus- ja tapahtumajärjestämisen asiakasrekisterien tietosuojaseloste.

 

2. REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: VaVi ry, Salo

Yhteystiedot: vavikoirat.wixsite.com/vepe & vavikoirat.wixsite.com/rally

 

3. REKISTERISTÄ VASTAAVA

Yhdistyksen jäsensihteeri/rahastonhoitaja / vavi.vepe@gmail.com

Lisäksi jäsentietoja käsittelevät yhdistyksen hallituksen jäsenet sekä ryhmien vetäjät käsitellessään jäsenien koulutuksia koskevia asioita. Yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä on myös käytettävissään jäsentietoja ja muita henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja siltä osin kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista.

 

4. REKISTERIN NIMI

VaVi ry:n jäsenrekisteri

 

5. REKISTERIN TARKOITUS

• Jäsenyyden hoitoon liittyvät tehtävät:

  • jäsentietojen ylläpito

  • jäsenmaksujen laskutus ja perintä

  • jäsenlehtien, -tiedotteiden ja -kirjeiden postitus

• Muut yhdistyksen säännössä mainitut ja sääntöjen mukaan tehtyjen päätösten mukaiset tarpeelliset tehtävät

• Sidosryhmien henkilöiden ja asiakkaiden yhteystietojen ylläpito

• Yhdistyksen ja eri yhteistyökumppaneiden toiminnan ja tapahtumien tarjoaminen, toteuttaminen ja kehittäminen

 

6. REKISTERIN TIETOLÄHTEET

• Jäsenten tekemien ilmoitusten ja muutosilmoitusten perusteella ylläpidettävä rekisteri

• Erilaisiin tapahtumiin (esim. koulutukset ja kokeet) osallistuneet henkilöt tai tilaisuuksissa kyselyihin ja arvontoihin osallistuneiden tiedot asianomaisen suostumuksella.

 

7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

• Nimi-, osoite- ja yhteystiedot

• Jäsenyyslajit (varsinainen jäsen, kannatusjäsen ja niihin liittyvät tiedot (esim. liittymispäivä)

• Luottamustehtävät (esim. yhdistyksen hallituksen jäsen, sihteeri, puheenjohtaja, jäsensihteeri, toimikunnan puheenjohtaja). Lisäksi henkilötietoon voidaan liittää tieto siitä, onko hän ilmoittautunut halukkuutensa vapaaehtoistyöhön.

• Tieto siitä, kuuluuko henkilö VaVi ry: jäsenistöön

• Tieto siitä, milloin henkilö on liittynyt jäseneksi / eronnut. Rekisterissä voidaan säilyttää tietoja vielä jonkin aikaan yhdistyksestä tai järjestöstä eroamisen jälkeen

• Tieto ottaako jäsen vastaan yhdistyksen tiedotteita sähköpostitse.

 

8. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Tietoja ei luovuteta ulkopuolelle. Tietoja käytetään vain yhdistyksen toiminnassa.
 
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET    
ATK:n avulla käsiteltävät jäsen- ja henkilötiedot:

• Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tiedostoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Sovellusta käytetään julkisesta internetistä suojattujen https-yhteyksien kautta.

 

10. TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröity henkilö tai hänen valtuuttamansa edustajansa voi tarkastaa, mitä tietoja henkilöstä on merkitty henkilörekisteriin, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti jäsensihteerille (vavikoirat.wixsite.com/vepe/yhdistys) ja kirje on omakätisesti tai valtuutetun allekirjoitettava. Pyynnössä on kerrottava henkilön nimi ja osoite sekä puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen.

​

11. REKISTERITIETOJEN KORJAAMINEN

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

 

Tämä rekisteriseloste on hyväksytty VaVi ry:n hallituksen kokouksessa maaliskuussa 2018.